Exercer un bon leadership en gestion de projets

La gestion de projet est un domaine en forte expansion. Pourtant, malgré les avancées, les études et les méthodologies de la discipline développées par le PMI (Project Management Institute), les taux de succès mitigés des projets suggèrent qu’il existe encore de nombreuses variables à élucider. En effet, selon l’étude Pulse[1] menée en 2015 par le PMI, depuis les quatre dernières années le taux de succès des projets serait plafonné à 64 % à l’échelle mondiale, ce qui signifie qu’un projet sur trois n’atteindrait pas ses objectifs. Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce résultat moyen. Je vais m’attarder ici sur le leadership des gestionnaires de projet et leurs compétences inhérentes au succès d’un projet.

Le gestionnaire de projet, comme un artiste de cirque

Les projets, par définition, sont ponctuels et uniques, associés à un environnement parfois inconnu, et réalisés dans un climat d’incertitude. En gestion de projet, la question à se poser n’est pas si les plans vont changer, mais plutôt quand et comment. On compare souvent un gestionnaire de projet à un chef d’orchestre, alors que pour ma part, je le vois davantage comme un artiste de cirque…Il doit posséder une fiche de compétences élargie, incluant la capacité de convaincre ses troupes de la nécessité d’effectuer des changements et de motiver les gens à travailler ensemble vers l’atteinte d’un objectif commun, malgré un environnement parfois flou et toujours mouvant. Il doit aussi être, forcément, capable de communiquer clairement ses attentes, être un généraliste aux compétences multiples muni d’un bon sens de la conciliation et de la négociation. Car il doit jongler tant avec les exigences du client, les contraintes des ressources souvent limitées, les interventions de nombreuses parties prenantes et tous les facteurs, prévisibles ou non, inhérents à la réalisation du projet.

Pour ma part, un des styles de leadership que je privilégie en gestion d’événement depuis des années s’apparente au modèle de leadership partagé, dont le concept aurait été développé par Édith Luc en 2010. Les interprétations du leadership partagé diffèrent d’une lecture à l’autre [1]. Ma définition de ce concept concerne les équipes de projet dont chaque membre est spécialisé dans son champ d’expertise, l’ensemble constituant une escouade unique et ponctuelle, formée dans le seul but de réaliser un projet ou un événement x dans un délai donné. En mode de leadership partagé, le gestionnaire de projet n’est pas forcément en situation d’autorité, et doit assumer davantage son rôle de leader dans la création d’un environnement de travail collaboratif et favorable à l’atteinte des objectifs [2]. Les processus de gouvernance n’étant pas clairs et les parties prenantes, nombreuses, l’unité au sein de l’équipe sera déterminante, et il devra par conséquent être une personne rassembleuse et conciliante. Par ailleurs, le gestionnaire de projet n’a pas toujours le loisir de choisir les membres de son équipe, et peut se retrouver avec des ressources travaillant déjà sur plusieurs autres projets, moins disponibles, voire moins engagées. Le leader de projet devra alors jouer le rôle de motivateur.

Je peux témoigner d’un leadership partagé appliqué avec succès aussi bien dans des équipes de professionnels, qu’ils soient plus ou moins disponibles, que des équipes composées de ressources moins expérimentées. Il s’agit alors d’avoir l’audace de déléguer et de responsabiliser les ressources, en assumant un contrôle et des suivis plus serrés pour s’assurer du respect des échéanciers, même si le gestionnaire de projet n’est pas en position d’autorité. Et de s’attendre à devoir agir plus souvent pour influencer les ressources vers la résolution des défis et le dénouement des impasses.

Ce que dit la littérature

Selon une étude exhaustive effectuée en 2010 et dont les conclusions ont été publiées dans le Engineering Management Journal [3], sept facteurs liés aux relations interpersonnelles dans une équipe de projet auraient une incidence directe sur le succès d’un projet:

  1. La clarté des communications
  2. La détermination des rôles et responsabilités
  3. L’établissement et la communication des objectifs et des attentes
  4. La mise en place de procédures consistantes et récurrentes
  5. Le niveau de confiance au sein de l’équipe
  6. La capacité de fournir du support
  7. La capacité à gérer les imprévus

Un gestionnaire de projet habilité à renforcer ces éléments serait par conséquent plus enclin à connaitre le succès. Une des premières étapes essentielles pour le succès du projet est la capacité d’établir rapidement les rôles et responsabilités de chacun, ainsi que les jalons du projet (grandes étapes). La tâche revient au leader de créer un climat de collaboration et de communication efficace, d’outiller les équipes qui en ont besoin, de communiquer l’information pertinente et d’assurer la liaison entre le client et toutes les parties prenantes.

Une autre étude publiée dans le MITSloan Management Review en 2015 [4], basée sur une série de sondages, d’entrevues et d’observations menés auprès de 150 gestionnaires de projets provenant de 20 organisations différentes aura permis de mettre en lumière une nouvelle approche de la gestion de projet, intitulée l’approche « agile ». Selon cette approche, le succès d’un projet reposerait en grande partie sur trois caractéristiques essentielles du gestionnaire soit:

  • son niveau de flexibilité;
  • sa capacité à gérer les imprévus;
  • son habilité à développer des canaux de communication et de collaboration solides entre les membres de son équipe de projets

Pour faire arriver son projet, le gestionnaire n’hésitera pas à mettre les mains à la pâte, à aplanir lui-même les irrégularités, à défricher la route pour son équipe.

De la théorie à la pratique

Ces articles me ramènent justement à une expérience vécue. Notre municipalité ayant été mandatée pour organiser la 40e édition d’un évènement sportif provincial, j’ai eu l’occasion de faire partie de l’équipe de direction. Le défi était de taille, car avec mes collègues nous devions constituer en quelques mois une formidable famille d’employés et de bénévoles de tous les secteurs; logistique, communication, ressources humaines, approvisionnement, alimentation, sécurité, etc. Une véritable petite armée devait être recrutée et mise en place, en vue d’accueillir plusieurs milliers de jeunes athlètes de partout au Québec à une date donnée. L’organisation de cet évènement était normée par une instance provinciale, et un cahier de charge exhaustif et éprouvé suivait les comités organisateurs d’une édition à l’autre. Parmi les conseils les plus importants transmis et renforcés par les mandataires de l’évènement et les comités organisateurs précédents, figurait en tête de liste la communication intersectorielle. Il fallait constamment, comme leader, forcer les occasions d’échange entre les secteurs et favoriser la communication transversale par des rencontres et des mises en situation. Car malgré la mise en place de politiques et procédures explicites, et malgré les compétences des responsables des secteurs et toute la confiance qu’on pouvait avoir envers chacun d’entre eux, il était impossible de mener à bien le projet sans développer des réflexes de communication clairs et fluides.

De prime abord, la panne d’un camion réfrigéré n’aurait aucune incidence sur une cérémonie de remise de médaille. Mais considérons que ce bris d’équipement relevant du secteur d’alimentation entraine un retard dans le service d’un repas, qui à son tour entraine une incidence sur le service du transport, qui impacte sur le début de la compétition et le service sportif, puis le service du protocole pour les remises de médaille. Malgré l’autonomie de chacun des secteurs, une bonne communication transversale est primordiale au succès de tout projet, et le gestionnaire de projet est celui ou celle qui doit instaurer et forcer ces réflexes de communication au sein de ses troupes.

En conclusion

Lorsqu’on me demande ce que j’admire le plus comme compétence chez un leader, ma réponse première est généralement : « l’empowerment », c’est-à-dire la capacité du chef d’équipe ou de projet, une fois les rôles et objectifs établis, à décentraliser le pouvoir et les décisions, résultant en la responsabilisation des membres et favorisant leur engagement vers la réussite. Pour un gestionnaire traditionnel qui carbure au contrôle (et je me classe dans cette catégorie), cela peut s’avérer un défi et représenter une part de risque qu’il ne sera peut-être pas enclin à courir.

Toutefois, à la lecture de ces quelques articles, je ne peux que constater qu’un des facteurs communs menant au succès d’un projet est …la communication. Car peu importe ses qualités, son style de leadership et sa capacité à déléguer, peu importe qu’il soit un As dans l’établissement des rôles, procédures et jalons, si un gestionnaire n’a pas d’habilité en communication, son projet serait voué à l’échec, n’est-ce pas.

 

BIBLIOGRAPHIE

[1] FITZSIMON, Declan (2016), « How Shared Leadership Changes Our Reletionships At Work » Harvard Business Review

[2] LORD, Simon (2016), «  Leadership partagé, leadership moderne Revue Gestion HEC Montréal

[3] ANANTATMULA, Vittal S.(2010) « Project Manager Leadership Role in Improving Project Performance», Engineering Management Journal, Vol.22 No.1

[4] LAUFER, HOOFMAL, RUSSELL, CAMERON, (2015) « What Successful Project manager Do », MITSloan Management Review

 

 

[1] http://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2015.pdf?sc_lang_temp=fr-FR

Administration, Gestion de projets, Leadership

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