Festivals et événements publics: combien prévoir pour les frais de gestion?

Il m’arrive d’aborder avec des clients, des partenaires et des promoteurs l’épineuse question des frais de gestion et de communication dans le milieu événementiel. Je dis épineuse, car j’en suis venue à comprendre que pour certaines personnes, l’administration d’un événement et sa mise en marché relèvent de la pensée magique… Ça s’organise tout seul par un groupe de bénévoles, on publie des photos sur une page Facebook et ça ne devrait pas couter plus qu’une poignée de dollars. 

En réalité, la répartition des dépenses budgétaires d’un événement dépend de plusieurs facteurs, dont la culture et la structure organisationnelle, la nature (thème) de l’événement et son envergure, bien évidemment. Mais pour en avoir une idée, voyons ce que dit la science. 

Un groupe de chercheurs américains (Smith & al, 2010) s’est penché sur l’évolution des festivals et son incidence sur le modèle d’affaires. Leur étude de 100 festivals américains a permis de démontrer qu’alors que les petits événements (budget de moins de 100 000 $) dépensaient en moyenne 5 % en frais d’administration, ceux dont le budget se situait entre 100 000 $ et 1 M$ en dépensaient le triple, soit en moyenne 15 %. Cette croissance des frais administratifs s’expliquerait par le fait que plus l’événement grandit, plus certaines tâches autrefois dévolues aux bénévoles doivent être prises en charge par des ressources professionnelles. 

Plus près de chez nous, une enquête auprès d’une quarantaine de festivals de musique d’envergure variée au Québec, publiée en 2015 par le Ministère de la Culture et des Communications, a permis de déterminer une répartition moyenne des frais comme suit : 

• Programmation : 31 %
• Logistique et technique : 27 %
• Publicité et communication : 21 %
• Administration : 21 %

Toutefois, comme l’ont démontré les Américains, ces proportions varient grandement en fonction du niveau de maturité et de l’envergure des événements.

Mais comme base comparative, qu’en dites-vous, amis promoteurs?

Nathalie Brunette, MBA
Consultante, analyste et stratège
Doctorante en gestion de projet